L’été approche, et c’est l’occasion pour Visions & Solutions RH de vous proposer un dossier spécial sur les congés payés. Nous avons recensé l’ensemble des questions qui se posent généralement et nous y avons répondu de la manière la plus claire possible. N’hésitez pas à prendre contact avec nous, si certaines réponses ne vous paraissaient pas claires.

1) Le calcul des droits à congés payés

Tout salarié a le droit de prendre des congés payés. L’employeur, en retour, doit valider la période de congé souhaitée par le salarié et paie le salaire correspondant.

* Comment calculer ce droit aux congés payés ? 

Le Code du travail impose 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur. Bien que ce ne soit plus mentionné dans la loi, le décompte du nombre de ces mois s’effectue sur la période d’activité du salarié. Généralement, pour les congés payés 2014, cette période s’étend du 1er juin 2013 au 31 mai 2014. Si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés, cette période ira du 1er avril 2013 au 31 mars 2014. Par exception, il est possible de fixer dans la convention collective une période de référence différente (par exemple, une année civile). S’il travaille en continu sur la période de référence, le salarié acquiert donc 30 jours ouvrables de congés payés (5 semaines), ce qui constitue le maximum prévu par la loi, en dehors de dispositions particulières.

* Faut-il atteindre une durée d’activité minimale pour pouvoir prendre des congés ?

La réponse est Non : le salarié a droit aux congés payés, quelle que soit la durée de travail effectif qu’il a réalisé pendant la période de référence (même s’il s’agit de quelques jours ou de quelques heures). Par ailleurs, si le nombre de jours travaillés n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier supérieur. Si le salarié a été absent pendant la période de référence, son droit aux congés payés est réduit proportionnellement à la durée de son absence. Pour un salarié en CDD, en cas de rupture du contrat, le droit aux congés est égal au minimum à 1/10 des salaires perçus pendant le contrat.

* Quelles sont les absences assimilées à du « travail effectif » ? 

Les repos payés : Congés payés de l’année précédente ; jours fériés chômés ; repos compensateur pour heures supplémentaires ; jours de repos acquis au titre de l’aménagement du temps de travail (jour RTT).

Les absences liées à la vie familiale : Congé de maternité, d’adoption ou de paternité ; congés légaux pour évènements familiaux ; absences pour examens médicaux liés à la maternité ; absences pour don d’ovocytes.

Les congés de formation : Congés de formation économique, sociale et syndicale ; congé de formation économique des membres des comités d’entreprise ; congé de formation des membres des CHSCT. Congés non rémunérés pour favoriser la formation des cadres et animateurs pour la jeunesse. Congé de formation juridique des conseillers prud’homaux. Congé non rémunéré de formation des administrateurs de mutuelle.

Les absences liées à la santé du salarié : Période de suspension du contrat de travail consécutive à un accident de travail, à un accident de trajet ou à une maladie professionnelle dans la limite ininterrompue d’un an ; accident de trajet dans la limite d’un an.

Autres absences : Exercice des fonctions de conseiller prud’homal ou de conseiller du salarié ; appel de préparation à la défense nationale ; activité dans la réserve opérationnelle ; activité de sapeur-pompier volontaire.

Chômage : Chômage partiel (avec réduction de l’horaire journalier ou hebdomadaire ou avec fermeture pour des semaines calendaires complètes) ; chômage-intempéries avec semaine calendaire non complète.

* Quelles sont les absences qui ne sont pas assimilées à du « travail effectif » ?

En dehors de dispositions particulières mentionnées dans la convention collective ou d’usages plus favorables, les absences non assimilées à du travail effectif sont :

Les absences liées à la vie familiale : Congé maladie ; congé de présence parentale total, congé de solidarité familiale, congé de soutien familial, congé parental d’éducation total, congé légal pour enfant malade.

Les absences liées à la santé du salarié : Période de suspension du contrat de travail consécutive à un accident du travail, à un accident de trajet ou à une maladie professionnelle excédant un an ; maladie non professionnelle (indemnisée ou non) ; cure thermale.

Autres absences : Grève ; jury ou témoin ; congé de solidarité nationale ; congé pour création d’entreprises à « temps plein ».

Chômage : Chômage-intempéries avec semaine calendaire complète.

* Quelle est la différence entre jour ouvrable et jour ouvré ?

En général, le droit à congés payés est calculé en jours ouvrables. Il s’agit de tous les jours de la semaine, du lundi au samedi, qu’ils soient travaillés ou non. Ils ne comprennent pas le jour de repos hebdomadaire ni les jours fériés.

Certaines entreprises calculent le droit à congés payés en jours ouvrés, c’est-à-dire habituellement travaillés dans l’entreprise. L’employeur est libre de choisir le mode de décompte, mais les salariés peuvent s’y opposer s’ils jugent que le mode choisi leur est défavorable.

* Certains salariés peuvent-ils bénéficier de congés supplémentaires ? 

La réponse est Oui :

Les jeunes travailleurs ou apprentis, âgés de moins de 21 ans au 30 avril 2013 peuvent bénéficier de 30 jours ouvrables, même s’ils ne les ont pas acquis. Cependant, les jours de congé supplémentaires ne seront pas rémunérés sauf dispositions conventionnelles contradictoires.

Les femmes salariées âgées de moins de 21 ans au 30 avril 2013 bénéficient de 2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge (1 jour si le congé légal ne dépasse pas 6 jours ouvrables). Celles qui sont âgées de plus de 21 ans au 30 avril 2013 en bénéficient aussi, mais le total de leur nombre de jours de congé ne peut en aucun cas dépasser 30 jours ouvrables.

2) Fixer la période de prise de congés

La période de prise de congés est la période pendant laquelle le salarié est autorisé à partir, en tenant compte du nombre de jours de congé acquis. Elle doit obligatoirement inclure la période légale allant du 1er mai au 31 octobre de l’année en cours, sauf si l’entreprise ferme pour congés.

* Comment est fixée la période de prise de congés ?

S’il n’existe pas de dispositions conventionnelles, c’est l’employeur qui la fixe, en accord avec les délégués du personnel (DP) et le comité d’entreprise (CE). Même chose pour « l’ordre des départs en congés », c’est-à-dire les règles de choix des services ou salariés. Ces choix doivent être présentés aux salariés au minimum 2 mois avant le début de la période de prise de congés. Le défaut de consultation du CE et des DP est sanctionné par une amende.

* Comment fixer l’ordre des départs en congés ?

Ces règles sont définies par l’employeur après consultation des DP et du CE. Elles s’appuient sur la situation de famille des personnes concernées, de leur ancienneté et, éventuellement, d’une activité salariée chez d’autres employeurs. L’ordre des départs doit être communiqué aux salariés au moins un mois avant leur départ et affiché dans l’entreprise.

* Peut-on refuser le départ en congés à un salarié dont le conjoint ou partenaire pacsé travaille dans l’entreprise ?

La réponse est Non : l’entreprise ne peut opposer un refus à une telle demande, même pour des raisons de service.

* Quelle est la liberté d’action de l’employeur en matière de départ en congés ?

L’employeur est libre d’accepter ou de refuser les départs en congés, dans la limite des situations exposées ci-dessus, et dans le cadre d’une gestion non conflictuelle et non discriminatoire de ses équipes. En aucun cas, il ne peut demander au salarié de ne pas prendre de congés. Le salarié, néanmoins, est tenu de prendre au moins une partie de ses congés en période d’été.

* L’employeur peut-il modifier les dates de congés, après les avoir acceptées ?

La réponse est Oui. Mais ces dates ne peuvent plus être modifiées, moins d’un mois avant le départ du salarié, sauf circonstances exceptionnelles (par exemple, une commande importante, le remplacement d’un salarié soudainement décédé). Dans le cas d’une modification à moins d’un mois hors circonstances exceptionnelles, si le salarié part en congés tout de même, il ne peut être licencié pour faute ou pour cause réelle et sérieuse.

Par contre, si un salarié part en congés sans l’accord patronal, il encourt des sanctions disciplinaires, voire même un licenciement.

* Comment procéder si vous souhaitez fermer l’entreprise pour congés payés ? 

S’il n’y a pas de dispositions conventionnelles, l’employeur doit consulter les DP et le CE. Pour une fermeture de moins de 24 jours, il devra obtenir l’avis conforme des DP, ou à défaut l’accord des salariés. Cette consultation n’est pas nécessaire si des dispositions conventionnelles existent et que le nombre de jours de fermeture est supérieur à 24 jours ouvrables. S’il est inférieur, alors la consultation et l’agrément des DP (ou, à défaut, des salariés) sont obligatoires. L’entreprise peut aussi s’orienter vers une fermeture partielle, mais le principe est le même que pour une fermeture totale.

Dans le cas d’une fermeture de l’entreprise pour congés, si un salarié n’a pas acquis le nombre nécessaire de jours de congé, il ne bénéficie pas d’une compensation financière. L’employeur peut lui proposer de prendre des congés anticipés ou des jours de RTT, sans être en mesure de le lui imposer.

3) Organiser la prise des congés

Entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours (période légale de prise de congés payés hors dispositions conventionnelles spécifiques), les salariés ont l’obligation de prendre au minimum 12 jours d’affilée.

* Est-ce qu’un salarié peut prendre tous ses congés en une fois ? 

Pendant la période légale de prise de congés, le salarié peut prendre au minimum 12 jours ouvrables et au maximum 24 jours ouvrables d’affilée. En principe, la 5e semaine n’est pas accolée au congé principal, sauf si le salarié est soumis à des contraintes géographiques (ressortissant des DOM-TOM, par exemple).

* Est-ce que l’employeur peut découper les congés comme cela l’arrange ?

La réponse est Oui, dans la limite des 12 jours ouvrables en continu que le salarié est en droit de prendre durant la période légale. Le fractionnement souhaité par l’employeur est mis en place en accord avec le salarié, ou sur simple avis conforme des DP dans le cas d’une fermeture de l’entreprise.

* Un salarié peut-il prendre l’initiative du fractionnement ?

La réponse est Oui, et cela se passe en général, implicitement. En dehors de toutes dispositions conventionnelles contradictoires, l’employeur peut refuser ce fractionnement (par exemple, en cas d’augmentation de l’activité) ; il peut aussi l’accepter sans condition, ou sous la condition que le salarié renonce à ses jours de fractionnement.

* Quand sont dus les jours supplémentaires de fractionnement ?

Lorsque l’employeur oblige le salarié à fractionner ses 4 semaines de congé principal, il lui doit des jours de congé supplémentaires (à partir de 3 jours ouvrables de congé pris hors période légale). Par contre, le salarié est alors tenu de prendre le reliquat du congé principal en dehors de la période légale.

Pour 3 à 5 jours ouvrables de congé pris hors période légale, le salarié obtient 1 jour ouvrable de congé supplémentaire, et pour 6 à 12 jours de congé pris hors période légale, le salarié obtient 2 jours ouvrables de congé supplémentaires.

La convention collective peut modifier ces dispositions légales en n’affectant pas de jours de congé supplémentaires en cas de fractionnement du congé principal hors période légale, ou en limitant le nombre de jours de congé supplémentaires.

* La 5e semaine doit-elle être prise en continu ?

Le Code du travail ne le précise pas, donc le fractionnement reste possible, hors dispositions conventionnelles ou usages particuliers. L’employeur peut, s’il le souhaite, fermer l’entreprise à cette occasion, sans avoir à obtenir l’avis conforme des DP ou l’accord des salariés. Par exemple, il a la possibilité (sauf accord collectif contradictoire) de décider de fermer l’entreprise pour congés payés un jour compris entre un jour férié et un jour de repos habituel. Le fractionnement de cette 5e semaine ne donne pas droit à des jours de congé supplémentaires.

* Comment les jours de congé pris sont-ils décomptés ?

Le décompte se fait en jours ouvrables. Donc, tous les jours de la semaine comptent sauf le jour de repos hebdomadaire et les jours fériés légaux. Une semaine de congé sans jours fériés compte donc 6 jours. Il est également possible de s’appuyer sur une base de jours ouvrés. On exclut alors les jours de repos de l’entreprise (habituellement, samedi et dimanche, ou dimanche et lundi). Si ce décompte est moins favorable aux salariés, ils peuvent s’y opposer. Les jours de RTT ne sont pas comptabilisés en jours de congé. La prise de ½ journée de congé payé est généralement admise en cas d’accord entre employeur et salarié, même si le Code du travail ne le prévoit pas.

* Quel est l’impact d’un jour férié sur la durée des congés ?

Lorsque le décompte est fait en jours ouvrables et que le jour férié est chômé dans l’entreprise, ce jour ne peut pas être considéré comme un jour de congé. Même chose si ce jour férié coïncide avec un jour non travaillé dans l’entreprise (par exemple, un samedi). À l’inverse, si ce jour férié inclus dans les congés n’est pas chômé dans l’entreprise, il est décompté comme un jour de congé payé.

* Quel est l’impact d’un pont sur les congés ?

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables au salarié, une journée de pont incluse dans une période de congé est considérée comme un jour ouvrable, mais si elle a été chômée dans l’entreprise.

Pour récapituler :

Si le décompte se fait en jours ouvrables,

‐ le premier jour de congé correspond au premier jour où le salarié aurait dû effectivement travailler (par exemple, pour un salarié qui travaille habituellement du lundi au vendredi et qui part en vacances un vendredi soir, le décompte des congés démarre au lundi suivant) ;

‐ un jour férié, même s’il est habituellement chômé dans l’entreprise, n’est pas compté comme jour de congé (par exemple, le jeudi 25 décembre n’est pas compté comme jour de congé) ;

‐ un jour ouvrable qui suit ou précède un pont, même s’il est chômé dans l’entreprise, est considéré comme un jour de congé (sauf disposition conventionnelle ou usage plus favorable) : par exemple, le jeudi 25 décembre, habituellement chômé dans l’entreprise, n’est pas compté comme jour de congé, mais le vendredi 26, jour de pont et le samedi 27, jour ouvrable, sont comptés comme jours de congé.

‐ le dernier jour de congé correspond au dernier jour ouvrable avant la reprise effective du travail, même s’il n’est pas travaillé dans l’entreprise (par exemple, si la reprise du travail a lieu le lundi, le dernier jour de congé décompté est le samedi précédent).

Si le décompte se fait en jours ouvrés,

‐ le premier jour de congé correspond au premier jour où le salarié aurait dû effectivement travailler ;

‐ un jour férié, s’il est habituellement chômé dans l’entreprise, n’est pas compté comme jour de congé ;

‐ un pont, même s’il est chômé dans l’entreprise, n’est pas compté comme un jour de congé ;

‐ le dernier jour de congé correspond au dernier jour précédant le jour de reprise effective qui aurait dû être travaillé (par exemple, si la reprise du travail a lieu le lundi, le dernier jour de congé décompté est le vendredi précédent).

4) Anticiper et reporter les congés payés

Les congés payés doivent être pris l’année qui suit la période d’acquisition. Cependant, avec l’accord de l’employeur, ils peuvent être anticipés. De même, des congés payés peuvent être reportés, par exemple, en raison de l’absence du salarié.

* Un salarié peut-il demander des congés par anticipation, avant leur acquisition par un travail effectif ? 

En principe, la réponse est Non. Mais, avec l’accord de l’employeur, une fois les congés acquis, ils peuvent être pris, même hors de la période de référence. Par contre, l’employeur ne peut obliger un salarié à prendre ses congés par anticipation.

* Le salarié a-t-il droit de reporter les congés qu’il n’a pas pris ? 

En principe, les congés non pris pendant la période des congés sont perdus. Cependant, si le salarié est malade ou subit un accident professionnel juste avant son départ en congés, il peut les reporter à son retour de congé maladie, même si la période de prise de congés est expirée. De même, le salarié de retour de congé de maternité ou d’adoption a droit à ses congés payés. Il est possible aussi de reporter ses congés correspondant au surplus des 24 jours de congé principal, dans le cas de congé sabbatique ou pour création d’entreprises.

Par contre, le salarié qui tombe malade ou qui vit un évènement familial (mariage, naissance, décès d’un proche) pendant ses congés ne peut les reporter (sauf stipulation conventionnelle plus favorable). Même chose pour le salarié en congé parental d’éducation.

L’employeur, de son côté, ne peut obliger un salarié à reporter ses congés au-delà de la période de prise de congés.

* Est-ce que les reports de congés sont limités dans le temps ?

La réponse est Oui… et Non. Il est possible de limiter ces reports à 15 mois, par convention collective.

* Y’a-t-il des jours de fractionnement en cas d’anticipation ou de report des congés ?

La réponse est Oui. Car les congés anticipés ou reportés induisent généralement un fractionnement du congé principal de 4 semaines. Dans ce cas, les congés anticipés donnent droit à des jours supplémentaires pour fractionnement. Même chose pour les congés reportés pour cause de maladie ou de maternité.

* Le salarié a-t-il le droit de reporter la 5e semaine ? 

La réponse est Oui, dans certains cas : par exemple, lorsque le salarié souhaite obtenir un congé pour création d’entreprises ou un congé sabbatique. Il perçoit alors une indemnité compensatrice pour les congés reportés. Le cumul de ces congés porte alors sur 6 années au maximum. Si le salarié renonce à son congé pour création d’entreprises ou à son congé sabbatique, les congés reportés sont ajoutés à ses congés annuels par fraction de 6 jours, chaque année à partir de la date de renonciation. S’il y a rupture du contrat de travail, le salarié perçoit une indemnité correspondant aux droits à congés reportés.

5) Gérer les congés des salariés à temps partiel

Légalement, le salarié à temps partiel a droit à un congé dont la durée n’est pas réduite en proportion de son temps de travail.

* Les congés payés des salariés à temps partiel sont-ils proratisés ? 

Selon le Code du travail, la réponse est Non. Un salarié à temps partiel acquiert 2,5 jours ouvrables par mois, soit 30 jours ouvrables sur la période de référence. Si un salarié à temps partiel travaille chez plusieurs employeurs, il acquiert des droits à congés payés chez chacun d’entre eux.

* Comment décompter les congés payés dans le cas d’un salarié à temps partiel ? 

Comme pour les autres salariés, chaque jour ouvrable de congé pris par le salarié à temps partiel est décompté comme une journée de congé. L’employeur peut opter pour un décompte en jours ouvrés, si cela n’est pas défavorable au salarié.

Exemple de calcul du nombre de jours de congé payé pris en jours ouvrables et en jours ouvrés, pour un salarié à temps partiel :

Calcul en jours ouvrables

Pour un salarié travaillant à 4/5 (il ne travaille pas le mercredi), dans une entreprise qui ferme le samedi, les mercredis et samedis non travaillés sont considérés comme jours ouvrables pour le décompte des droits acquis comme pour le décompte des congés pris. Une semaine de congés équivaut donc à 6 jours ouvrables. Sa semaine de congés sera indemnisée par un montant égal au salaire perçu pour ses 4 jours de travail hebdomadaire.

Calcul en jours ouvrés

Pour le même salarié (en 4/5, ne travaillant pas le mercredi, son entreprise fermant le samedi), les samedis ne seront pas comptabilisés, alors que les mercredis le seront. Une semaine de congés équivaut donc à 5 jours ouvrés. Il est nécessaire de vérifier en fin d’année que ce calcul n’est pas défavorable au salarié par rapport au calcul légal en jours ouvrables.

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