Le remboursement forfaitaire des frais professionnels ne doit pas être « manifestement disproportionné » au regard des montants engagés.

Cour de cassation 20/06/2013 (2 décisions)

Le remboursement des frais professionnels doit, lorsqu’il est effectué sur une base forfaitaire, ne pas être « manifestement disproportionné au regard du montant réel des frais engagés ». Cette précision devrait donner une impulsion nouvelle à l’évaluation des frais professionnels dans certaines entreprises.

Remarque : cette question, relative au montant des frais remboursés au salarié, est à distinguer de celle qui concerne leur régime social. La sécurité sociale comporte, en effet, sa législation propre qui lui permet d’appréhender les pratiques d’entreprises, quels que soient leur niveau d’expertise et leur branche d’activité.

Une société prévoyait, par contrat de travail appliquant les dispositions d’un accord collectif, une rémunération fixe constituée d’un salaire égal au SMIC, majoré d’une indemnité forfaitaire de 230 euros et d’une partie variable.

Pour une affaire similaire du même jour concernant un autre salarié, il était précisé que la partie variable incluait « une indemnité de 10 % correspondant à un complément de remboursement forfaitaire des frais professionnels ».

Les deux salariés contestent la faiblesse du montant des frais professionnels remboursés.

Ils obtiennent gain de cause devant la cour d’appel et la Cour de cassation.

Jusqu’à présent, si le principe d’une obligation, pesant sur l’employeur, de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle a été reconnu à de multiples reprises, il reste que ses modalités pratiques laissent place à une certaine incertitude.

Les remboursements des frais au réel sur justificatifs ne posent pas de problème, toutefois, pour des raisons de coûts, l’habitude des entreprises les conduit à une prise en charge sur la base d’un remboursement forfaitaire.

Ce type de remboursement forfaitaire recouvre, en pratique, deux modalités distinctes :

– soit une règle du type : « dans telle situation – déplacement en train, en voiture, hébergement, repas, etc. – les frais sont remboursés dans la limite de X euros »;

– soit, le contrat de travail lui-même stipule une clause telle que  » votre rémunération de X euros comprend la valeur des frais professionnels ». Ainsi par exemple, le taux des commissions des VRP peut inclure un forfait de 30 % au titre des frais professionnels.

La validité d’une telle convention n’était soumise qu’à la condition « que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC » (notamment en ce sens : cour de cassation 10/11/2004).

Cette condition n’est plus suffisante, il convient, désormais, de procéder à une évaluation raisonnable du montant des frais réellement engagés par le salarié.

Dans les deux affaires commentées ici, les juges du fond ont relevé que l’étendue de la zone de prospection, les exigences contractuelles telles que le nombre de rendez-vous à assurer et les déplacements en voiture sur toute la France, entraînaient une certaine dépense, peu compatible avec le montant remboursé. Dès lors, le forfait est qualifié, à bon droit, de « structurellement insuffisant ».